Factura electrónica obligatoria: qué cambia para empresas y autónomos

Hasta ahora, facturar a otra empresa podía resumirse en generar un PDF, enviarlo por correo y esperar al cobro. La factura electrónica obligatoria cambia ese esquema: la factura deberá circular en un formato estructurado y su ciclo incluirá información sobre rechazo y pago.

El paso decisivo ha sido la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, que regula la solución pública de facturación electrónica. Se publicó en el BOE el 5 de octubre y entró en vigor el 6 de octubre de 2026. Su entrada en vigor no obliga a facturar electrónicamente desde ese día, pero sí inicia el cómputo de los plazos. Por eso conviene saber ya a quién afecta, cuándo será exigible y en qué se diferencia de VERI*FACTU.

¿De dónde viene la obligación?

La reforma nace de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece). Su artículo 12 modificó el artículo 2 bis de la Ley 56/2007, que ahora obliga a los empresarios y profesionales a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones con otros empresarios y profesionales, y a proporcionar información sobre los estados de la factura.

El objetivo declarado no es solo digitalizar. La orden explica que la medida busca reducir la morosidad comercial y, para ello, contar con información fiable sobre los plazos de pago efectivos. El desarrollo reglamentario se encuentra en el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, que la Orden HAC/1028/2026 completa en lo relativo a la solución pública.

¿A quién afecta?

Según el artículo 3 del Real Decreto 238/2026, deben facturar en formato electrónico los empresarios y profesionales obligados a expedir factura cuando el destinatario sea otro empresario o profesional con sede de actividad, establecimiento permanente o, en su defecto, domicilio o residencia habitual en España. Es una obligación entre empresas y profesionales: no se extiende, por sí sola, a las ventas a consumidores.

Existen excepciones que conviene tener presentes:

• Facturas simplificadas, salvo las cualificadas (artículo 4).
• Las actividades reguladas del operador del mercado eléctrico y del operador del mercado organizado de gas, y las operaciones liquidadas en las cámaras de compensación de IATA (disposición adicional segunda).
• Las exclusiones sectoriales que pueda aprobar el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa mediante orden, siempre que sea necesario para el buen funcionamiento del sector.

En el País Vasco y Navarra, la aplicación se rige por lo previsto en su Concierto y Convenio Económico, con coordinación entre las haciendas forales y la Agencia Tributaria (disposición adicional tercera).

Calendario: tres fechas, no una

Los plazos se cuentan desde el 6 de octubre de 2026, fecha de entrada en vigor de la orden. Según la información publicada por la Agencia Tributaria, la aplicación efectiva queda así:

Quién	Fecha	Obligación que se activa
Empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros	6 de octubre de 2027	Expedir, remitir y recibir factura electrónica, e informar sobre estados y pagos
Resto de empresarios y profesionales	6 de octubre de 2028	Expedir, remitir y recibir factura electrónica. Las personas jurídicas con volumen igual o inferior a 8 millones también deben informar sobre estados y pagos
Personas físicas y entidades en atribución de rentas con volumen igual o inferior a 8 millones	6 de octubre de 2029	Informar sobre estados y pagos (hasta entonces es voluntario)

El volumen de operaciones se calcula conforme al artículo 121 de la Ley del IVA, tomando el año natural inmediato anterior. Dos matices adicionales:

• Durante los doce meses siguientes a su fecha de aplicación, las empresas de más de 8 millones deberán acompañar la factura electrónica de un PDF legible, salvo que el destinatario acepte expresamente recibirla solo en formato original (disposición transitoria segunda).
• La solución pública debe estar disponible al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva, es decir, a más tardar a principios de agosto de 2027, para permitir pruebas.

La solución pública de facturación electrónica

La solución pública es la plataforma gratuita de la Agencia Tributaria para expedir, recibir y gestionar facturas electrónicas, que las empresas pueden usar en lugar de una plataforma privada o junto con ella. Ofrece un formulario para generar facturas, recibe una copia fiel de las emitidas desde plataformas privadas y registra el rechazo y el pago de cada factura. Es lo que regula la Orden HAC/1028/2026.

Qué se entiende por factura electrónica

La factura debe ser un mensaje estructurado, ajustado al modelo semántico europeo EN 16931, en alguna de estas sintaxis: CII, UBL, EDIFACT o Facturae (artículo 7 del real decreto). Un PDF enviado por correo, por sí solo, no cumple la obligación. Cada factura debe llevar además un código único formado, como mínimo, por el NIF del emisor, la serie y el número, y la fecha de expedición.

Si se utiliza la solución pública de la Agencia Tributaria, la sintaxis es UBL y las facturas no pueden incorporar otros ficheros integrados o embebidos (artículo 3 de la orden).

Cómo se factura: tres vías posibles

El sistema español combina plataformas privadas de intercambio de facturas y una solución pública gestionada por la Agencia Tributaria. Cada empresa puede usar una, otra o ambas (artículo 5 del real decreto):

• Plataforma privada. Debe remitir de forma simultánea a la emisión una copia fiel de cada factura, en UBL, a la solución pública.
• Solución pública. Su uso es gratuito, e incluye un formulario para generar facturas. Se accede con certificado electrónico y, en los formularios, también con Cl@ve.
• Combinación de ambas.

Hay varias reglas prácticas relevantes. Si una empresa no ha acordado con sus proveedores recibir facturas por una plataforma privada, se entiende que opta por la solución pública sin necesidad de declararlo. Además, el cliente no puede obligar a su proveedor a usar una plataforma o proveedor de servicios concreto (artículo 2 bis.3 bis de la Ley 56/2007), y las plataformas deben garantizar interconexión e interoperabilidad gratuitas (artículo 2 bis.2).

Si un tercero, como una asesoría, va a actuar en nombre de la empresa en los formularios de la solución pública, deberá estar apoderado e inscrito en el Registro de apoderamientos de la Agencia Tributaria (artículo 11 de la orden).

Después de emitir: rechazo y pago

La obligación no termina al enviar la factura. El destinatario debe comunicar a la solución pública el rechazo de la factura, si procede, o su pago efectivo completo, junto con la fecha de vencimiento del plazo de pago. El pago debe comunicarse en un plazo máximo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales, desde la fecha efectiva del pago (artículo 12 del real decreto). Esta comunicación se hace siempre a la solución pública, aunque la factura se haya emitido y recibido a través de una plataforma privada. El destinatario puede autorizar a su plataforma para que la realice en su nombre.

Algunas claves:

• Si no hay rechazo ni factura rectificativa posterior, la factura se presume aceptada.
• Los motivos de rechazo previstos son dos: rechazo comercial, o ser un consumo particular o no estar afectado a la actividad (anexo II de la orden).
• El emisor puede comunicar, de forma voluntaria, el cobro, el impago o las diferencias con las fechas informadas por el destinatario.

Según el real decreto, esta información permite a la Administración monitorizar los plazos de pago entre empresarios y profesionales. De ahí que la adaptación afecte tanto a quien emite como a quien recibe y paga.

Factura electrónica y VERI*FACTU: no son lo mismo

Ambas reformas afectan a la facturación, pero cumplir una no acredita cumplir la otra.

	Factura electrónica entre empresas	VERI*FACTU
Qué regula	El formato y el intercambio de facturas, y la información sobre su rechazo y pago	Los requisitos de los sistemas informáticos de facturación: integridad, conservación y trazabilidad de los registros
Norma principal	Ley 56/2007, Real Decreto 238/2026 y Orden HAC/1028/2026	Reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023)
Plazos	6 de octubre de 2027, 2028 y 2029, según el caso	Octubre de 2028, según el aplazamiento anunciado por Hacienda (pendiente de aprobación)

El calendario de VERI*FACTU está en revisión: Hacienda ha anunciado su aplazamiento hasta octubre de 2028, como se explica en el último apartado de este artículo.

Ambos regímenes están llamados a converger: el modelo de factura de la orden ya incluye un campo para el código QR de VERI*FACTU o TicketBAI, según corresponda.

Cómo preparar la adaptación

Una hoja de ruta razonable sería esta:

• Identificar el calendario aplicable: calcular el volumen de operaciones y confirmar en qué grupo se encuentra la empresa o el profesional.
• Revisar las operaciones: a quién se factura (empresas o consumidores) y qué documentos se emiten, incluidas las facturas simplificadas.
• Hablar con el proveedor del programa de facturación: formatos admitidos, conexión con la solución pública o con una plataforma privada, calendario y coste de las actualizaciones, y preparación para VERI*FACTU.
• Definir cómo se recibirán las facturas y quién las revisará, y hacer público el punto de entrada si se usa una plataforma privada.
• Organizar el circuito de pagos: quién comunica el pago o el rechazo en cuatro días y cómo se concilia con la contabilidad.
• Gestionar accesos y apoderamientos: certificados electrónicos y representación ante la Agencia Tributaria cuando intervenga la asesoría.

Los plazos y las especificaciones técnicas pueden concretarse o modificarse mediante nuevas disposiciones, por lo que conviene contrastarlos periódicamente con la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

¿Cuándo entra en vigor VERI*FACTU?

El Reglamento de sistemas informáticos de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023 y del que VERI*FACTU es una de las modalidades de cumplimiento, ha experimentado varios cambios en su calendario de aplicación. El Real Decreto 254/2025, de 1 de abril, trasladó el plazo inicialmente previsto para el 1 de julio de 2025 al 1 de enero de 2026 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y al 1 de julio de 2026 para el resto de obligados.

Posteriormente, el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, aplazó de nuevo esas fechas un año: al 1 de enero de 2027 y al 1 de julio de 2027, respectivamente.

El 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda anunció en una nota informativa que prevé aplazar hasta octubre de 2028 las obligaciones pendientes del reglamento. El objetivo es hacerlas coincidir con la factura electrónica de los empresarios y profesionales que no superan los 8 millones de euros de facturación anual, para favorecer la convergencia normativa y técnica entre ambos sistemas.

Se trata de una previsión: la nota no concreta el día de octubre de 2028 ni la norma que lo formalizará, de modo que, mientras no se apruebe, siguen vigentes las fechas de 2027. Para las empresas de más de 8 millones, la factura electrónica será exigible un año antes, en octubre de 2027, y la nota no detalla cómo quedará el calendario de VERI*FACTU para ellas.

El aplazamiento no rebaja los requisitos técnicos. Hacienda indica que las exigencias de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad se mantendrán en términos sustancialmente equivalentes, y que más adelante se modificarán los ámbitos de aplicación y ciertos aspectos técnicos. Por eso conviene preguntar al proveedor del programa de facturación cómo planea cubrir ambas obligaciones y revisar el calendario en cuanto se publique la norma.