Fatturazione elettronica obbligatoria: cosa cambia per imprese e lavoratori autonomi

Finora, fatturare a un’altra impresa poteva riassumersi nel generare un PDF, inviarlo per e-mail e attendere il pagamento. La fatturazione elettronica obbligatoria cambia questo schema: la fattura dovrà circolare in un formato strutturato e il suo ciclo includerà informazioni sul rifiuto e sul pagamento.

Il passo decisivo è stato l’Ordinanza HAC/1028/2026, del 2 ottobre, che disciplina la soluzione pubblica di fatturazione elettronica. È stata pubblicata nel BOE il 5 ottobre ed è entrata in vigore il 6 ottobre 2026. La sua entrata in vigore non obbliga a fatturare elettronicamente a partire da quel giorno, ma avvia il computo dei termini. Per questo è opportuno sapere fin da ora chi riguarda, quando diventerà obbligatoria e in cosa si differenzia da VERI*FACTU.

Da dove nasce l’obbligo?

La riforma nasce dalla Legge 18/2022, sulla creazione e la crescita delle imprese (Ley Crea y Crece). Il suo articolo 12 ha modificato l’articolo 2 bis della Legge 56/2007, che ora obbliga gli imprenditori e i professionisti a emettere, trasmettere e ricevere fatture elettroniche nei rapporti con altri imprenditori e professionisti, nonché a fornire informazioni sugli stati della fattura.

L’obiettivo dichiarato non è soltanto digitalizzare. L’ordinanza spiega che la misura mira a ridurre i ritardi nei pagamenti commerciali e, a tal fine, a disporre di informazioni affidabili sui tempi effettivi di pagamento. La disciplina attuativa è contenuta nel Regio Decreto 238/2026, del 25 marzo, che l’Ordinanza HAC/1028/2026 integra per quanto riguarda la soluzione pubblica.

Chi riguarda?

Secondo l’articolo 3 del Regio Decreto 238/2026, devono fatturare in formato elettronico gli imprenditori e i professionisti tenuti a emettere fattura quando il destinatario è un altro imprenditore o professionista con sede dell’attività, stabile organizzazione o, in mancanza, domicilio o residenza abituale in Spagna. È un obbligo tra imprese e professionisti: non si estende, di per sé, alle vendite ai consumatori.

Esistono alcune eccezioni da tenere presenti:

• Fatture semplificate, salvo quelle qualificate (articolo 4).
• Le attività regolamentate del gestore del mercato elettrico e del gestore del mercato organizzato del gas, nonché le operazioni liquidate presso le stanze di compensazione della IATA (seconda disposizione aggiuntiva).
• Le esclusioni settoriali che il Ministero dell’Economia, del Commercio e delle Imprese può approvare mediante ordinanza, qualora siano necessarie per il corretto funzionamento del settore.

Nei Paesi Baschi e in Navarra, l’applicazione è disciplinata da quanto previsto, rispettivamente, dal Concierto Económico e dal Convenio Económico, con coordinamento tra le amministrazioni tributarie forali e l’Agenzia Tributaria (terza disposizione aggiuntiva).

Calendario: tre date, non una

I termini decorrono dal 6 ottobre 2026, data di entrata in vigore dell’ordinanza. Secondo le informazioni pubblicate dall’Agenzia Tributaria, l’applicazione effettiva è così articolata:

Chi	Data	Obbligo che scatta
Imprenditori e professionisti con un volume d’affari superiore a 8 milioni di euro	6 ottobre 2027	Emettere, trasmettere e ricevere fatture elettroniche e comunicare informazioni sugli stati e sui pagamenti
Restanti imprenditori e professionisti	6 ottobre 2028	Emettere, trasmettere e ricevere fatture elettroniche. Le persone giuridiche con un volume d’affari pari o inferiore a 8 milioni devono anche comunicare informazioni sugli stati e sui pagamenti
Persone fisiche ed enti in regime di imputazione dei redditi con un volume d’affari pari o inferiore a 8 milioni	6 ottobre 2029	Comunicare informazioni sugli stati e sui pagamenti (fino ad allora è facoltativo)

Il volume d’affari si calcola secondo l’articolo 121 della Legge sull’IVA, prendendo come riferimento l’anno solare immediatamente precedente. Due ulteriori precisazioni:

• Nei dodici mesi successivi alla rispettiva data di applicazione, le imprese con un volume d’affari superiore a 8 milioni dovranno accompagnare la fattura elettronica con un PDF leggibile, salvo che il destinatario accetti espressamente di riceverla soltanto nel formato originale (seconda disposizione transitoria).
• La soluzione pubblica deve essere disponibile almeno due mesi prima della prima applicazione effettiva, ossia al più tardi all’inizio di agosto 2027, per consentire lo svolgimento di prove.

La soluzione pubblica di fatturazione elettronica

La soluzione pubblica è la piattaforma gratuita dell’Agenzia Tributaria per emettere, ricevere e gestire fatture elettroniche, che le imprese possono utilizzare al posto di una piattaforma privata o insieme a essa. Offre un modulo per generare fatture, riceve una copia fedele di quelle emesse tramite piattaforme private e registra il rifiuto e il pagamento di ogni fattura. È quanto disciplina l’Ordinanza HAC/1028/2026.

Cosa si intende per fattura elettronica

La fattura deve essere un messaggio strutturato, conforme al modello semantico europeo EN 16931, in una delle seguenti sintassi: CII, UBL, EDIFACT o Facturae (articolo 7 del regio decreto). Un PDF inviato per e-mail, di per sé, non soddisfa l’obbligo. Ogni fattura deve inoltre riportare un codice univoco formato, come minimo, dal NIF dell’emittente, dalla serie e dal numero, nonché dalla data di emissione.

Se si utilizza la soluzione pubblica dell’Agenzia Tributaria, la sintassi è UBL e le fatture non possono contenere altri file integrati o incorporati (articolo 3 dell’ordinanza).

Come si fattura: tre modalità possibili

Il sistema spagnolo combina piattaforme private di scambio delle fatture e una soluzione pubblica gestita dall’Agenzia Tributaria. Ogni impresa può utilizzare l’una, l’altra o entrambe (articolo 5 del regio decreto):

• Piattaforma privata. Deve trasmettere alla soluzione pubblica, contestualmente all’emissione, una copia fedele di ogni fattura in formato UBL.
• Soluzione pubblica. Il suo utilizzo è gratuito e include un modulo per generare fatture. Si accede con un certificato elettronico e, per i moduli, anche tramite Cl@ve.
• Combinazione di entrambe.

Vi sono diverse regole pratiche rilevanti. Se un’impresa non ha concordato con i propri fornitori di ricevere fatture tramite una piattaforma privata, si considera che abbia optato per la soluzione pubblica, senza necessità di dichiararlo. Inoltre, il cliente non può obbligare il proprio fornitore a utilizzare una determinata piattaforma o un determinato prestatore di servizi (articolo 2 bis.3 della Legge 56/2007), e le piattaforme devono garantire interconnessione e interoperabilità gratuite (articolo 2 bis.2).

Se un terzo, come uno studio di consulenza, intende agire per conto dell’impresa nei moduli della soluzione pubblica, dovrà essere munito di procura e iscritto nel Registro delle procure dell’Agenzia Tributaria (articolo 11 dell’ordinanza).

Dopo l’emissione: rifiuto e pagamento

L’obbligo non termina con l’invio della fattura. Il destinatario deve comunicare alla soluzione pubblica il rifiuto della fattura, se del caso, oppure il suo effettivo pagamento integrale, insieme alla data di scadenza del termine di pagamento. Il pagamento deve essere comunicato entro un termine massimo di quattro giorni di calendario, escludendo sabati, domeniche e festività nazionali, dalla data effettiva del pagamento (articolo 12 del regio decreto). Questa comunicazione viene sempre effettuata alla soluzione pubblica, anche se la fattura è stata emessa e ricevuta tramite una piattaforma privata. Il destinatario può autorizzare la propria piattaforma a effettuarla per suo conto.

Alcuni punti chiave:

• In assenza di un rifiuto o di una successiva fattura rettificativa, la fattura si presume accettata.
• I motivi di rifiuto previsti sono due: rifiuto commerciale, oppure destinazione al consumo privato o mancata attinenza all’attività (allegato II dell’ordinanza).
• L’emittente può comunicare, su base volontaria, l’incasso, il mancato pagamento o le divergenze rispetto alle date comunicate dal destinatario.

Secondo il regio decreto, queste informazioni consentono all’Amministrazione di monitorare i tempi di pagamento tra imprenditori e professionisti. Per questo l’adeguamento riguarda sia chi emette la fattura sia chi la riceve e la paga.

Fatturazione elettronica e VERI*FACTU: non sono la stessa cosa

Entrambe le riforme riguardano la fatturazione, ma rispettare l’una non dimostra di rispettare l’altra.

	Fatturazione elettronica tra imprese	VERI*FACTU
Cosa disciplina	Il formato e lo scambio delle fatture, nonché le informazioni sul loro rifiuto e pagamento	I requisiti dei sistemi informatici di fatturazione: integrità, conservazione e tracciabilità delle registrazioni
Normativa principale	Legge 56/2007, Regio Decreto 238/2026 e Ordinanza HAC/1028/2026	Regolamento sui sistemi informatici di fatturazione (Regio Decreto 1007/2023)
Scadenze	6 ottobre 2027, 2028 e 2029, a seconda dei casi	Ottobre 2028, secondo il rinvio annunciato dal Ministero delle Finanze (in attesa di approvazione)

Il calendario di VERI*FACTU è in fase di revisione: il Ministero delle Finanze ne ha annunciato il rinvio a ottobre 2028, come spiegato nell’ultima sezione di questo articolo.

Entrambi i regimi sono destinati a convergere: il modello di fattura previsto dall’ordinanza include già un campo per il codice QR di VERI*FACTU o TicketBAI, a seconda dei casi.

Come prepararsi all’adeguamento

Un percorso ragionevole sarebbe il seguente:

• Individuare il calendario applicabile: calcolare il volume d’affari e verificare in quale gruppo rientra l’impresa o il professionista.
• Esaminare le operazioni: a chi vengono emesse le fatture (imprese o consumatori) e quali documenti vengono emessi, comprese le fatture semplificate.
• Parlare con il fornitore del software di fatturazione: formati supportati, collegamento con la soluzione pubblica o con una piattaforma privata, calendario e costo degli aggiornamenti, nonché preparazione per VERI*FACTU.
• Definire come verranno ricevute le fatture e chi le controllerà, e rendere pubblico il punto di accesso se si utilizza una piattaforma privata.
• Organizzare il processo dei pagamenti: chi comunica il pagamento o il rifiuto entro quattro giorni e come viene effettuata la riconciliazione contabile.
• Gestire gli accessi e le procure: certificati elettronici e rappresentanza presso l’Agenzia Tributaria quando interviene lo studio di consulenza.

I termini e le specifiche tecniche possono essere precisati o modificati mediante nuove disposizioni; è quindi opportuno verificarli periodicamente sul portale telematico dell’Agenzia Tributaria.

Quando entra in vigore VERI*FACTU?

Il Regolamento sui sistemi informatici di fatturazione, approvato dal Regio Decreto 1007/2023 e di cui VERI*FACTU costituisce una delle modalità di adempimento, ha subito diverse modifiche al calendario di applicazione. Il Regio Decreto 254/2025, del 1º aprile, ha spostato il termine inizialmente previsto per il 1º luglio 2025 al 1º gennaio 2026 per i contribuenti soggetti all’imposta sulle società e al 1º luglio 2026 per gli altri soggetti obbligati.

Successivamente, il Regio Decreto-legge 15/2025, del 2 dicembre, ha rinviato nuovamente tali date di un anno: rispettivamente al 1º gennaio 2027 e al 1º luglio 2027.

Il 5 ottobre 2026, il Ministero delle Finanze ha annunciato, in una nota informativa, l’intenzione di rinviare a ottobre 2028 gli obblighi del regolamento ancora da applicare. L’obiettivo è farli coincidere con la fatturazione elettronica degli imprenditori e dei professionisti che non superano gli 8 milioni di euro di fatturato annuo, per favorire la convergenza normativa e tecnica tra i due sistemi.

Si tratta di una previsione: la nota non specifica il giorno di ottobre 2028 né la norma che formalizzerà il rinvio; pertanto, finché quest’ultima non sarà approvata, restano in vigore le date del 2027. Per le imprese con un fatturato superiore a 8 milioni, la fatturazione elettronica sarà obbligatoria un anno prima, nell’ottobre 2027, e la nota non precisa quale sarà il calendario di VERI*FACTU per tali imprese.

Il rinvio non attenua i requisiti tecnici. Il Ministero delle Finanze indica che i requisiti di integrità, conservazione, accessibilità, leggibilità, tracciabilità e inalterabilità saranno mantenuti in termini sostanzialmente equivalenti e che, in seguito, saranno modificati gli ambiti di applicazione e alcuni aspetti tecnici. È quindi opportuno chiedere al fornitore del software di fatturazione come intende soddisfare entrambi gli obblighi e verificare il calendario non appena sarà pubblicata la norma.